Recourir à un cabinet spécialiste de l’audit et du recouvrement pour récupérer les sommes trop payées aux tiers au cours du cycle achat, s’avère être un choix judicieux lorsqu’on manque de ressources en interne pour accomplir certains contrôles de son cycle P2P, et que l’on souhaite s’assurer d’avoir réglé ses achats sans erreur.
Dans un contexte de digitalisation de la comptabilité, où les effectifs des services tendent à se contracter, et où les obligations de contrôles interne augmentent, il existe au moins 4 bonnes raisons de faire appel à un cabinet externe pour effectuer une partie d’entre eux.
Parce que la digitalisation du cycle P2P est très partielle, le risque d’erreur demeure important
La grande majorité des erreurs de paiements comptables surviennent lors de traitements manuels des factures. On estime entre 0,8% et 2% les factures payées en double* soit pour une entreprise qui traite 60 000 factures par an, 480 à 1200 factures seraient concernées. Ces erreurs proviennent d’erreurs de saisie, forçage d’un champ d’alerte, enregistrement sans rapprochement à un bon de commande,… autant de situations qui peuvent être évitées grâce à l’automatisation des opérations de traitement nécessaires au cycle de comptabilisation.
Malgré l’accélération du processus de digitalisation des systèmes de gestion des achats et de la comptabilité sur les derniers mois, un long chemin reste à faire. Selon le baromètre 2020 Generix**, la part des entreprises ayant dématérialisé moins de 50% des factures entrantes et sortantes a diminué passant de 73% en 2018 à 49% en 2020.
En parallèle, les solutions progressent et permettent de réduire les erreurs de saisie et de process liées aux traitements manuels des documents. Cependant, la démarche prend du temps et seules 26% des entreprises sondées affirmaient avoir dématérialisé plus de 75% de leurs factures. En conséquence, une grande majorité des sociétés reste toujours exposée aux risques inhérents au traitement manuel ou semi automatisé (reconnaissance OCR) des documents à comptabiliser.
Pour réaliser rapidement des économies et contribuer à sauvegarder son BFR
La préservation des capacités de trésorerie est au cœur de la santé de l’entreprise, en particulier en période de crise .
Au cours d’une’ mission de vérification, rien que l’analyse des doubles-paiements permet d’ores et déjà d’identifier en moyenne 15€ pour 100 000€ d’achats audités.
Des économies qui peuvent s’avérer importantes lorsqu’on vérifie l’exhaustivité des achats effectués sur les 5 derniers exercices autorisé par la prescription commerciale en vigueur en France notamment.
Avec un modèle d’honoraires au succès, et la prise en charge du process de bout-en-bout – de la détection jusqu’au recouvrement – ces économies sont réalisées sans aucun risque pour l’entreprise et avec des résultats immédiats constatés généralement dès 6 semaines d’intervention.
Economiser ses ressources sans faire l’épargne des Contrôles
A l’heure des chantiers ouverts par la digitalisation évoqués précédemment, ou encore la mise en œuvre de la loi Sapin2 qui vient renforcer les contrôles anti-fraude, les collaborateurs des services financiers sont pleinement mobilisés et sollicités pour valider au cours de l’exercice le bon déroulement du cycle P2P, en sus des opérations comptables habituelles.
Mettre à disposition des ressources pour effectuer des contrôles exhaustifs sur le passé peut s’avérer dès lors difficile, la priorité étant l’amélioration du pilotage au présent et pour le futur. A ce titre le recours à un prestataire externe, sans coûts fixes, est une bonne variable d’ajustement.
Bénéficier du savoir-faire de spécialistes des données fournisseurs
La quantité de données soumises à analyse peut s’avérer rédhibitoire si l’on ne possède pas les outils adéquats et les compétences pour analyser une quantité d’information aussi volumineuse. Un partenaire d’audit-recovery dispose d’outils métier dédiés d’IA prenant en charge avec fiabilité et facilité des millions de lignes de commandes, factures etc.. Couplées avec l’expérience et le savoir-faire des collaborateurs, les explorations sont conduites de manière exhaustives et assurent d’identifier toutes les anomalies jusqu’au seuil de signification fixé pour la conduite de la mission.
Vous aussi débutez l’année 2022 en générant de nouvelles sources d’économies
*enquête APQC’s Open Standards Benchmarking® Accounts Payable survey 2020 parue sur CFO.com
** barometre-2020 Tendances de la dématérialisation des factures, publié par le Groupe Generix